Quelles utilisations pour une plateforme collaborative ?

Usages

Point central de connexion des collaborateurs, le portail fournit un ensemble d’informations et de services interactifs. On y trouve en général des rubriques par Départements / métiers, une rubrique RH, et des accès aux principaux applicatifs.

Type de projets

Il s’agit en général de refonte de portails existant, d'évolutions des systèmes en place pour tirer partie de nouvelles fonctionnalités : ajout du profiling, ou de composants de type wiki, blog, évolution du moteur de recherche… Ces projets ont des cycles longs car ils offrent des couvertures larges tant en terme d’évolution des contenus qu’en terme de fonctionnalités.

Usages

  • Tirer le meilleur parti de l'expérience et du savoir-faire de vos collaborateurs,
  • Décloisonner et partager les connaissances,
  • Faciliter l'innovation,
  • Les espaces collaboratifs et réseaux sociaux disponibles dans nos solutions, couplés à une méthodologie de mise en œuvre adaptée favorisent le travail en mode projet.

Les plateformes collaboratives regroupent l’ensemble des outils des groupes de travail.
Souvent présentés sous forme de sites modèles prêts à l’emploi, ils mettent à disposition des services de partage de documents, wiki/blog, annuaires, calendrier. Ces outils sont utilisables dans le cadre d’une gouvernance formalisée.

Type de projets

On commence à voir apparaître des projets spécifiques décorrélés des portails intranet en place. Ils consistent à mettre en place des usines à sites collaboratifs composés de modèles d’espaces, associés à une gouvernance (workflows d’approbation). Ces projets sont à cycles plus courts que les refontes de portails et produisent des retours sur investissement beaucoup plus courts.

Les projets Gestion Electronique de Documents répondent à différents objectifs :
 

  1. Besoins réglementaires : mettre à disposition un référentiel documentaire « certifiable ». Les documents sont référencés suivant un plan de classement, les versions sont tracées, les modifications font l’objet d'un process de validation. Les accès sont contrôlés en fonction de profils
     
  2. Besoin des groupes de travail : c’est l’outil central des plateformes collaboratives orientées document. On recherche la facilité de mise en œuvre, une bonne intégration avec la bureautique et un moteur de recherche performant
     
  3. Stockage des fichiers des utilisateurs : le cauchemar des DSI. Les utilisateurs veulent pouvoir accéder à leurs fichiers de n’importe où avec différents outils (PC, SmartPhone,…), partager certains de ces fichiers et surtout les sauvegarder sans effort !

Le time to market est un enjeu majeur des entreprises. Mettre en place et faire évoluer les procédures métiers qui accompagnent doit pouvoir être fait simplement et à tout moment. Ce sont vos utilisateurs qui connaissent le métier, c'est à eux qu'il faut confier cette tâche ! Nos solutions de workflow métiers Nintex et SharePoint simplifient la vie des utilisateurs : elles mettent à leur disposition un ensemble d’outils permettant de traiter les procédures les plus couramment utilisées comme celles qui touchent à la RH, la qualité, le marketing,....

Usages

Le lien interne entre les collaborateurs de l’entreprise. Le Réseau Social d’Entreprise regroupe l’ensemble des fonctions qui permettent d’établir des relations. Cela regroupe différentes catégories de fonctionnalités telles que l’annuaire enrichi, le mur d’information (« à la Facebook »), la capacité de commenter, noter, recommander des articles,….

Type de projets

Même si les outils de réseaux sociaux commencent à être largement utilisés dans la sphère privée, ils sont encore peu déployés dans le cadre de l’entreprise. Les responsables de ces projets s’interrogent sur l’approche à mettre en place : expérimentation dans un service avant généralisation ? Déploiement d’une solution technique dédiée et indépendante des dispositifs en place ? Quels sponsors et quels acteurs mobiliser ?

Contextes techniques

Le cloud : un accélérateur de mise à disposition de nouveaux services

Une part importante des solutions d’intranets collaboratifs est encore installée en interne dans les entreprises. Cependant la présence grandissante des offres en mode SaaS (Software as a Service) et des hébergements en cloud privé permettent d’accélérer la mise à disposition des nouvelles plateformes et de diminuer les coûts d’investissements initiaux.

C’est particulièrement vrai dans le cadre de la mise en place d’extranet ou de site projets, où le recours au mode SaaS permet de mettre en place le service en quelques heures….

La généralisation des accès banalisés pour répondre aux besoins de mobilité

On constate la généralisation des accès externes aux intranets collaboratifs. Cela a un impact sur les architectures lorsque les sites sont hébergés en internes (Sécurité, authentifcation,…) et devient naturel lorsque les sites sont dans le cloud.

Enfin, les utilisateurs s’attendent à pouvoir consommer ces informations et services à partir de n’importe quel terminal (PC, tablettes, smartphone,…) sans perte de fonctionnalités ou de facilité d’utilisation.

L'accompagnement du changement

C’est un des facteurs clé de succès des projets de transformation numérique. Il s’agit dès les phases amont du projet de préparer l’entreprise, non seulement à de nouveaux usages, mais surtout à une évolution majeure du mode de fonctionnement (rôles du management, procédures, organisations,…).