SharePoint_Logo-e1432720554315SharePoint peut être considéré comme un liant parfait entre toutes les briques de l’écosystème Microsoft (Exchange, Skype, Yammer, Office…) et permet d’accéder à une dimension collaborative nouvelle et unifiée.

Les entreprises qui utilisent les solutions Microsoft trouveront donc un intérêt immédiat dans l'utilisation de SharePoint.

SharePoint est disponible sur site avec SharePoint Server et dans le Cloud avec SharePoint Online dans Office 365.

SharePoint est un bon candidat en remplacement du file system. Il dispose de fonctionnalités natives de Gestion Electronique de Documents qui permettent de mieux gérer vos stocks documentaires.
 

    • Enregistrez directement dans SharePoint comme dans un file system (enregistrer sous) depuis vos applications courantes,
    • Déposez vos fichiers par drag & drop directement dans le navigateur,
    • Utilisez les Métadonnées pour qualifier et organiser vos documents,
    • Créez des Affichages publics ou personnels pour accéder directement aux contenus qui vous intéressent,
    • Centralisez vos fichiers et partagez-les facilement avec vos collègues, vos clients ou vos partenaires (moins de mails),
    • Activez le Versioning et simplifiez-vous la gestion des versions sans avoir besoin de renommer vos fichiers,
    • Créez des Alertes pour être informé lorsqu’un changement intervient sur vos documents de travail,
    • Synchronisez vos Bibliothèques de documents avec OneDrive Enterprise et continuez à travailler en mode déconnecté,
    • Démarrez des workflows sur vos documents (valider, convertir, déplacer…)

onedrive

OneDrive Entreprise est à la fois un client de synchronisation des bibliothèques SharePoint sur le poste de travail ET un espace de stockage « personnel » associé au MySite des utilisateurs.

OneDrive remplace donc très avantageusement le bon vieux « Mes Documents » du poste de travail car il permet au collaborateur de stocker ses fichiers et de bénéficier des fonctionnalités de GED de SharePoint (documents privés accessibles uniquement par l’utilisateur, partage de dossiers ou fichiers avec des collègues, synchronisation avec le client OneDrive en local pour travailler en mode déconnecté, changer de machine sans avoir à récupérer ses documents…).

C’est la raison d’être de SharePoint ! La solution est parfaitement adaptée au travail en équipe, au travail en mode projet, à la création de communautés transverses… et dispose en standard de nombreuses fonctionnalités favorisant la collaboration en entreprise.
 

    • Créez des modèles de sites (site d’équipe, site de direction, site projet, communauté d’expert, communauté de pratique…),
    • Déléguez l’administration de ces espaces aux managers ou chef de projet concernés,
    • Gérez les niveaux d’autorisation sur ces espaces (contributeur, lecteur, valideur…),
    • Gérez la durée de vie de ces espaces (les espaces projets ont normalement une date de fin),
    • Automatisez les processus de demande d’espace pour simplifier la création et la gestion des espaces,
    • Animez des communautés et profitez des fonctionnalités avancées dans ce domaine (réputation, badge…),
    • Interagissez avec vos collègues via Skype directement depuis SharePoint (le statut Skype et les fonctionnalités d’Instant Messaging sont accessibles depuis SharePoint)…

SharePoint est la solution idéale pour réaliser un Intranet d’entreprise. Son intégration native à l’environnement de travail Microsoft et son ergonomie « Office » facilitera l’adoption par vos utilisateurs. Les services classiques des Intranet modernes sont disponibles dans SharePoint et plus encore…

    • Diffusez l’information corporate de l’entreprise,
    • Affichez les évènements de l’entreprise sous forme de calendrier SharePoint,
    • Décentralisez la contribution auprès des différents services producteurs de contenus,
    • Créez des référentiels documentaires d’entreprise,
    • Donnez accès aux applications métiers et autres services utiles (RH, Helpdesk…),
    • Réalisez un Intranet profilé en délivrant des contenus adaptés aux profils des utilisateurs,
    • Connectez vos applications métiers à SharePoint pour délivrer des services à valeurs ajoutées directement dans l’Intranet…

SharePoint est également adapté pour la réalisation d’un Extranet à l’attention de vos clients, fournisseurs et partenaires. L’intérêt d’avoir une solution unique pour vos différents services (plateforme collaborative, intranet, extranet…) est évident.

    • Partagez tout ou partie de vos espaces projets avec vos clients et partenaires,
    • Profitez d’un environnement unifié pour simplifier la diffusion d’information entre vos espaces internes et externes,
    • Connectez vos applications métiers à SharePoint, pour délivrer des services à valeurs ajoutées, à vos clients et partenaires…

SharePoint peut servir à réaliser un site internet d’entreprise. Ce n’est pas sa vocation première mais son utilisation peut être justifiée dans certains cas.

    • Uniformisation technologique et capitalisation de l’expertise interne sur la solution,
    • Faciliter la diffusion des contenus produits dans l’intranet vers le site internet…

SharePoint dispose d’un moteur de recherche extrêmement performant qui délivre des services avancés, transverses et puissants. Vos utilisateurs seront ravis de disposer (enfin) dans l’entreprise, d’un service de recherche aussi performant que ceux qu’ils utilisent à titre privé.

    • Indexation full text et prise en compte des Métadonnées,
    • Recherche transverse sur tous les sites SharePoint et au delà (autres fermes SharePoint…),
    • Recherche de personnes et prise en compte du « scoring » dans les résultats de requête,
    • Indexation possible du file system, de bases tierces et de sites web externes pour délivrer les résultats dans SharePoint,
    • Recherche spécifique dans les bibliothèques et listes,
    • Recherche à facettes (type de fichier, auteur, date, taille…)
    • Prévisualisation des documents, pages et médias, directement dans les résultats de recherche,
    • Auto complétion, suggestion de requête, correction de requête (vouliez-vous dire…),
    • Prise en compte des droits : les éléments non autorisés ne sont pas présentés dans les résultats de requête,
    • Nombreuses possibilités de customisation du moteur…

Les fonctionnalités BI de SharePoint permettent de réaliser des tableaux de bords et autres sites décisionnels pour donner aux métiers et directions les informations nécessaires au pilotage de leurs activités.

    • Créez des tableaux de bords basés sur vos fichiers Excel courants en quelques clics avec Excel Services et Excel Web Access,
    • Réalisez des centres décisionnels avec PerformancePoint Services en consolidant des données de sources diverses,
    • Consommez des rapports SQL directement dans SharePoint avec Reporting Services,
    • Utilisez les fonctionnalités PowerPivot et PowerView d’Excel directement dans SharePoint,
    • Connectez SharePoint aux applications du SI avec les connecteurs pour CRM Dynamics, Duet for SAP

La possibilité de réaliser des processus métiers sous SharePoint en fait un élément central du système d’information. En effet, les workflows et formulaires sont souvent basés sur les documents et autres données stockés dans SharePoint. Par ailleurs, la capacité de SharePoint à se connecter aux différentes applications du SI en fait un socle particulièrement intéressant pour la mise en place de processus transverses (processus RH, demande d’achat ou validation de factures en lien avec l’ERP, dématérialisation des courriers via le scanner réseau…).

SharePoint dispose de son propre moteur de workflow et est livré avec quelques workflows standards (workflows de validation simples…). Les workflows sont personnalisables via SharePoint Designer (customisation simple) et/ou Visual Studio (personnalisation avancée nécessitant des compétences en développement .Net).

Nous conseillons vivement l’adoption des solutions Nintex pour réaliser des workflows et formulaires sous SharePoint. Ces Add-ons se déploient directement sur SharePoint et utilisent le moteur de workflow natif. Ils apportent des fonctionnalités très riches et permettent de répondre à l’ensemble des besoins sans avoir recours à du développement spécifique (facilité de mise en œuvre et ROI rapide garanti).

Exemples de workflows réalisables sous SharePoint :

  • Finance : demande d’achat, dématérialisation de factures fournisseurs…
  • RH : entrées/sorties du personnel, note de frais, demande de congés, demande de déplacement…
  • GED : gestion du cycle de vie des documents, production de documents volumineux à plusieurs collaborateurs…
  • Business : validation d’offres commerciales, gestion de réponse à appel d’offres…
  • Communication : publication multicanale centralisée…
  • Qualité : contrôle de conformité…
  • IT : création de sites SharePoint, gestion des comptes utilisateurs, contrôle de sécurité du SI…

Consultez notre rubrique dédiée pour en savoir plus sur Nintex, Nintex Workflow, Nintex Forms, Nintex Live et Nintex Mobile.

 

La collaboration en entreprise passe, de plus en plus, par les fonctionnalités dites « sociales » pour faciliter les échanges et capitaliser sur la connaissance collective.

L’annuaire SharePoint avec sa fiche profil enrichie et ses fonctionnalités de suivi, de partage et d’échange, constitue la première brique d’un dispositif social d’entreprise. La possibilité de s’abonner à n’importe quel contenu et/ou personne où que l’on soit dans SharePoint, permet des interactions nouvelles et favorise le décloisonnement.

Avec Yammer, la dimension sociale prend une place centrale au sein des dispositifs collaboratifs. Le Réseau Social constitue un nouveau canal de communication et facilite la diffusion des connaissances. Son intégration à SharePoint et réciproquement, permet de stimuler la collaboration entres les équipes et d’améliorer la réactivité globale (la connaissance est à portée de clic).

Yammer_logo

  • Créez un Réseau Social d’Entreprise instantanément,
  • Créez des groupes dédiés sur des sujets variés (RH, domaines d’expertises, événements…),
  • Ouvrez un réseau privé externe pour échanger avec vos clients et partenaires et créer du lien,
  • Intégrez l’application Yammer dans SharePoint pour étendre la dimension collaborative de la plateforme,
  • Intégrez des flux de groupes Yammer dans des sites SharePoint spécifiques,
  • Partager des contenus SharePoint dans Yammer en un clic,
  • Facilitez l’intégration des nouveaux collaborateurs (recherche de personnes, poser des questions…),
  • Faites émerger les talents et les nouvelles idées,
  • Restez connecté avec l’application mobile Yammer…

Quelques chiffres

Microsoft SharePoint est la plateforme collaborative la plus déployée en entreprise avec plus de 46% de part de marché (source Observatoire de l’Intranet).

SharePoint46%
Open Source24%
Jalios15%
Spéc.10%
Google9%

Expertise de Circum sur SharePoint

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Circum est un centre d’expertise SharePoint et partenaire Gold Microsoft

Les collaborateurs Circum travaillent sur les solutions SharePoint depuis la version 2007 et disposent de multiples certifications dans les domaines d’expertise requis pour réaliser des projets SharePoint.